Co powinna zawierać decyzja administracyjna?

Elementy obligatoryjne

Elementy decyzji administracyjnej zostały opisane w art. 107 ust. 1 k.p.a.

Czy jeżeli zabraknie czegoś, to pismo organu przestaje być decyzją?

Powyżej wymieniłam obligatoryjne elementy decyzji administracyjnej, jednak brak któregoś z nich nie oznacza, że pismo przestaje być decyzją administracyjną. Elementy decyzji administracyjnej w minimalnym zakresie to: oznaczenie organu, wskazanie adresata, rozstrzygnięcie oraz podpis osoby reprezentującej organ administracji.

Organ wydający decyzje

Ważne jest aby nie wskazywać nazwy urzędu zamiast organu. O co chodzi? Przykładowo w Polsce organem jest Wójt, Burmistrz, Prezydent Miasta oraz Starota czy Marszałek Województwa. W celu usprawnienia działania tych jednoosobowych organów powołano urzędy. Urząd stanowi funkcje pomocniczą w stosunku do organu. Wobec czego jakie urzędy obsługują ww. organy – Urzędy Gmin lub Urzędy Miejskie, Starostwa powiatowe oraz Urzędy Marszałkowskie. 

Data

Data wydania jest istotnym elementem decyzji. Jej brak nie pozbawia pisma waloru decyzji administracyjnej – jest to wadliwość możliwa do usunięcia w trybie art. 113 k.p.a.¹. Niemniej data wydania decyzji pozwala określić w jakim stanie prawnym i faktycznym zapadło rozstrzygniecie. Należy jednak podkreślić, że decyzja będzie wywoływać skutki dopiero od momentu jej doręczenia stronie lub ogłoszenia w inny zwyczajowo przyjęty sposób. 

Strony postępowania

W decyzji należy wskazać stronę/strony postępowania. Nieskazanie strony jest uchybieniem, które może przesądzić np. o możliwości żądania wznowienia postępowania. Natomiast nie jest wskazaniem strony postępowania jedynie wskazanie w rozdzielniku osób do których decyzja została dostarczona. 

W tym miejscu należy podkreślić, że pełnomocnik strony występujący w jej imieniu przed organem administracyjnym nie jest adresatem decyzji. Wobec czego powinien być on wskazany tylko w rozdzielniku, a nie w głowie pisma. 

Podstawa prawna jako element decyzji administracyjnej

Podstawę prawną decyzji mogą stanowić wyłącznie przepisy ustaw oraz aktów wykonawczych do ustaw. Przepisy stanowiące podstawę prawną decyzji muszą obowiązywać w dacie wydania decyzji. Podstawa prawna decyzji administracyjnej musi być powołana dokładnie, tj. ze wskazaniem mających zastosowanie w sprawie przepisów zarówno prawa formalnego, jak i materialnego oraz z powołaniem źródeł jego publikacji². Ponadto dokładne przywołanie podstawy prawnej odnosi się również do dokładnego wskazania normy prawne³. Przy przywołaniu podstawy prawnej nie ma obowiązku przytaczania treści przepisów. 

Należy jednak pamiętać, że nie wskazanie lub wskazanie nieprawidłowo nie jest jednoznaczne z wydaniem decyzji bez podstawy prawnej. Uchybienie takie nie powoduje nieważności decyzji, jeśli rozstrzygnięcie znajduje oparcie w innym przepisie prawnym. Jest to zatem uchybienie przepisom postępowania administracyjnego, które może skutkować uchyleniem decyzji tylko w razie stwierdzenia, że miało istotny wpływ na wynik sprawy⁴.

Decyzja wydana bez podstawy prawnej to decyzja, która nie ma podstawy w żadnym powszechnie obowiązującym przepisie prawa o charakterze materialnym. 

Rozstrzygnięcie

Istotny jest również układ treści decyzji. Treść decyzji umieszczona w uzasadnieniu decyzji lub jako dopisek zawarty w pouczeniu, nie może być uznana za rozstrzygnięcie. Rozstrzygnięcia nie można wyprowadzać z treści uzasadnienia⁵. W przypadku sprzeczności między rozstrzygnięciem a uzasadnieniem pierwszeństwo należy przyznać rozstrzygnięciu⁶. Osnowa decyzji musi być sformułowana w sposób jasny i precyzyjny. Ponadto aktualnie zwraca się uwagę na konieczność formułowania decyzji językiem prostym i zrozumiałym.

Uzasadnienie

Zadaniem uzasadnienia jest przekonanie strony o prawidłowości rozstrzygnięcia. Wyróżniamy dwie części uzasadnienia tj. część faktyczną i część prawna. Pierwsza część powinna zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione oraz dowodów, na których się oparł. Ewentualnie przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej. Uzasadnienie prawne powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa.

Podpis jako element decyzji administracyjnej

Podpis musi spełniać następujące wymogi 

• w formie papierowej – podpis własnoręczny z podaniem 1) imienia i nazwiska oraz 2) stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji, 
• a jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowany podpis elektroniczny, który zawiera powyższe dane. 

Podpis powinien być znakiem graficznym – wobec czego tuszowy odcisk palca nie będzie podpisem. Ponadto nie jest konieczne aby podpis zawierał imię i nazwisko osoby podpisującej decyzje. Przyjęte jest, że podpis może być podpisem nieczytelnym jeżeli imię, nazwisko i stanowisko służbowe jest utrwalone w inny sposób – np. poprzez imienną pieczątkę. Decyzja niezawierająca podpisu z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jej wydania jest nieważna z mocy art. 156 § 1 pkt 7 k.p.a. Braku podpisu nie można uzupełnić po doręczeniu decyzji stronie⁷.

Jeżeli decyzję wydaje organ administracyjny będący organem kolegialnym – przykładowo to konieczny jest podpis tylu członków tego organu, którzy są w danej sprawie upoważnieni do wydania decyzji (nie zawsze jest konieczne podpisanie jej przez wszystkich członków takiego organu). Należy pamiętać, że decyzja jest wydana z dniem podpisania jej przez ostatniego członka organu kolegialnego. 

Przy czym należy podkreślić, że istnieje stanowisko orzecznicze, które mówi o tym, że jeżeli doszło do kompletnego podpisania chociażby jednego egzemplarza decyzji oznacza to, że doszło do jej wydania. WSA w Gdańsku orzekł, że brak podpisu członka składu orzekającego SKO na egzemplarzu decyzji doręczonym jednej ze stron nie stanowi rażącego naruszenia prawa w znaczeniu art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a. w sytuacji, gdy pozostałe egzemplarze decyzji, w tym decyzja znajdująca się w aktach SKO i doręczona pozostałej stronie, zostały prawidłowo podpisane przez wszystkich członków składu orzekającego⁸.

Pouczenie

Zawarcie w decyzji pouczenia w sprawie dopuszczalności oraz trybu wniesienia odwołania (art. 127 § 1 k.p.a.) oraz o prawie strony do zrzeczenia się odwołania oraz o skutkach zrzeczenia się odwołania (art. 127a k.p.a.) jest obligatoryjne. Organ jest zatem zobowiązany do zamieszczenia stosownej wzmianki również wówczas, gdy odwołanie nie jest dopuszczalne.

Pouczenie dotyczące możliwości wniesienia powództwa do sądu powszechnego, sprzeciwu od decyzji lub skargi do sądu administracyjnego jest obligatoryjne wówczas, gdy środek taki jest dopuszczalny.

Organ w pouczeniu dotyczącym sposobu wniesienia środka odwoławczego powinien podać swój adres – jeżeli środek odwoławczy ma być wniesiony do tego organu lub za pośrednictwem tego organu.

Co do zasady brak pouczenia nie stanowi o nieważności decyzji. Jednak brak lub błędne pouczenie nie może wywoływać negatywnych skutków dla strony. Dlaczego taka sytuacja może stanowić podstawę do przywrócenia terminu do dokonania czynności przez stronę.  

Pamiętaj, że z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, takiego jak radca prawny możesz skorzystać już na etapie postępowania administracyjnego. Co oznacza, że radca prawny, może działać razem z Tobą już przed wydaniem decyzji administracyjnej, tu z ofertą Kancelarii.

Tu możesz zapoznać się z innymi artykułami z zakresu prawa administracyjnego. Treści prezentowane na blogu mają charakter informacyjny i nie stanowią opinii prawnej ani porady prawnej.

Przypisy